Sais-tu écrire correctement un e-mail professionnel ?
C’est une question à laquelle on n’a pas souvent de réponse. A qui doit-on s’adresser, quelle est la longueur maximale… Nous allons répondre à toutes ces questions !
Ce qu’il faut savoir sur l’e-mail professionnel
Réfléchir avant d’écrire : Un email ce n’est pas comme une demande à l’oral. Il faut savoir mettre à plat ce que l’on souhaite exprimer à son ou ses supérieur(s). Commence donc un premier brouillon de ta demande et expose clairement l’objet de ton e-mail.
Une longueur acceptable : Un pavé ne retiendra jamais l’attention totale de l’expéditeur. Veille donc à ne pas dépasser 5 lignes, c’est tout à fait suffisant. Au delà, ton expéditeur risque de ne pas lire la totalité de ton mail et du coup de sauter des informations importantes.
1 email 1 idée : Si tu as plusieurs exigences ou idées à soumettre il serait de bon ton de les dissocier dans plusieurs emails à intervalles régulières. Ne noie pas ton expéditeur de 36000 idées et concentre-toi sur l’idée la plus essentielle ou la plus urgente à traiter.
De la politesse : C’est L’élément à ne pas négliger. Tout comme les fautes d’orthographes à éviter, la politesse doit être de rigueur dans un mail professionnel. Commence donc ton accroche par un « Madame, Monsieur » et termine par des formules courtoises telles que « Dans l’attente de votre réponse »…
Sélectionner les destinataires : Lors de la réception d’un email commun, on a tendance à ne pas cocher la personne intéressée et à renvoyer l’email… à tous ! Par moment cela peut devenir agaçant de recevoir une email story ! Coche donc bien le nom de la personne à qui renvoyer cette email pour éviter de déranger tes autres collègues.
Utiliser la règle des 5W : Symbolisé par les différentes questions en anglais Who? What ? When ? Where ? Why (Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ?). Cela évite d’oublier des informations importantes et permet de mieux structurer le texte tout en suivant un ordre d’idée précis.
Signer : C’est quelque chose que l’on a tendance à de plus en plus oublier avec les sms qui ne nous oblige plus à signer. Mais un email professionnel se doit d’être signé même si ton adresse mail apparaît dans la catégorie « expéditeur ».
Se relire : Comme lorsqu’on était face à une feuille d’examen, il faut relire son e-mail pour voir les éventuelles fautes d’orthographes mais surtout voir si l’on a bien été compris. Pour t’aider dans la rédaction de tes futurs e-mails, n’hésite pas à répondre à cette question suivante : suis-je bien compris ?
On espère qu’avec ces astuces tu réussiras à coup sûr tous tes futurs e-mail professionnels
Par Claire
