Quelle soit le lundi matin ou le vendredi après-midi, la réunion ce n’est jamais une partie de plaisir. On est assis sur une chaise, à écouter une personne parler pendant de longues minutes, qui nous paraissent en vérité des heures. Mais quel est donc le secret d’une réunion idéale ?
Le jour
OUT les réunions juste avant le week-end ou bien en tout début de semaine ! Le jour n’a pas vraiment d’importance même si des préférences se font ressentir. Le mardi semble être le jour le plus propice à cette pratique. Les employés sont frais, disponibles et reposés du week-end. Ils ont déjà eu une journée de travail la veille pour se remettre en jambe, tout est optimal.
Les agendas sont souvent bien remplis dans les entreprises, mais il est important d’organiser et de prévenir les employés concernés à l’avance. La réunion ne doit pas être vécue comme une corvée que ce soit du côté de celui qui la mène que de ceux qui reçoivent les informations.
L’heure
Autre point important : le créneau horaire. Tout le monde sait que les esprits sont plus attentifs et ouverts à la réflexion en début de journée. Bon, on oublie quand même la plage horaire 8h-10h. Les petits yeux, les retardataires et les cerveaux qui se mettent en marche… tous ces ingrédients ne font pas bon ménage.
Après la pause déjeuner, c’est l’heure de la digestion. Plus tard c’est trop tard ! Alors il ne reste plus qu’à organiser ça entre 10 heures et midi. Pour éviter d’entendre des ventres gargouiller et des pertes inutiles d’attention dues à la faim, mieux vaut calibrer le créneau horaire. La réunion ne doit pas empiéter sur la pause repas non plus.
J’ai trouvé la réunion de ce matin très ennuyante et ça se voit…. pic.twitter.com/QOsPuxLLJ1
— -Aya- (@ayaceline) 12 janvier 2018
La durée
On a tous en tête une réunion interminable où les paroles deviennent des murmures lointains. On sent nos yeux se fermer mais il faut rester éveillé ! Le maître de cérémonie ressent tout, il se voit perdre, un à un, ses interlocuteurs. L’angoisse ! Alors pour éviter cela, mieux vaut privilégier une réunion de 30 minutes maximum. Il est même prouvé que de 15 à 30 minutes serait même l’idéal !
En tant qu’acteur ou spectateur le constat est le même. Plus c’est court et concis, plus on comprend l’intérêt de la réunion. Les actions qui la suivent sont donc plus facilement et plus rapidement réalisées. Un gain de temps pour tous !
La régularité
Une réunion hebdomadaire est une bonne chose. On fait le point chaque semaine sur ce qu’il s’est passé et ce qu’il va se dérouler dans les prochains jours. Le rendez-vous doit être régulier, toujours le même jour et à la même heure. L’automatisme s’installe rapidement et les employés sont de plus en plus préparés. Plus besoin de faire de rappel et de dire à chacun ce qu’il doit faire.
On pourrait penser que dans cette logique, le lundi est le jour parfait. Mais l’avantage de faire sa réunion le mardi réside dans l’organisation. Il se peut qu’un dossier ne soit pas bouclé le vendredi soir. Ou que des détails soient à revoir. Les salariés profitent du lundi pour tout peaufiner et rendre un travail parfait. La semaine commence donc réellement le mardi et le lundi sert de jour joker. Cela évite le stress inutile de fin de semaine où tout le monde se sent débordé avant le week-end.
Les participants
Plus il y a de monde, plus il y a un risque de perturbation. Les participants peuvent parler entre eux ou encore mal comprendre les propos. On a parfois du mal à se faire entendre face à un nombre important de personnes.
Si l’équipe est grande, mieux vaut la diviser en petits groupes de quatre à six personnes. Le message sera plus facilement compris et l’information acquise. Encore une fois, cela se reflète sur le travail. Tout paraît plus fluide et chacun sait ce qu’il a à faire.
Les qualités essentielles
La réunion idéale n’existe pas mais on peut facilement s’en approcher. Il suffit de prendre en considération des qualités fondamentales et de les appliquer. Pour qu’elle soit réussie, la réunion doit être dans un premier temps agréable. C’est-à-dire que la personne doit se sentir à l’aise et transmettre de la positivité aux autres. Pour cela, ses propos doivent être vivants et rythmés.
On l’a vu, plus une réunion est courte plus elle est efficace. Tout repose donc sur la pertinence du discours. Il faut aller à l’essentiel sans passer par quatre chemins pour conserver l’attention des autres jusqu’au bout. C’est un enjeu qui parait simple mais qui est tout autre dans la réalité.
Du dynamisme et du partage
Tu l’as compris, aucune réunion ne peut être parfaite. Mais si tous ces paramètres sont pris en compte, les idées reçues autour de cette pratique s’envoleront peu à peu. Il faut voir ce rassemblement comme quelque chose qui aide à créer de nouvelles choses et à avancer ensemble.
On est très loin d’un cours théorique à la fac, passif, à attendre que le cours se termine. La réunion de demain est créative et chacun y contribue à sa façon. Il est même conseillé de faire un brainstorming à la fin ou même de demander à chaque participant de résumer un point qui le concerne.
Maintenant, tes réunions n’auront plus la même saveur ! Si tu es dans une boîte très traditionnelle, tu peux toujours parler de ce sujet à ton supérieur. Certains font des réunions par automatisme sans vraiment se préoccuper de l’impact.
