Comment écrire un bon mail professionnel ?

Sais-tu écrire correctement un e-mail professionnel ?

C’est une question à laquelle on n’a pas souvent de réponse. A qui doit-on s’adresser, quelle est la longueur maximale… Nous allons répondre à toutes ces questions !

Ce qu’il faut savoir sur l’e-mail professionnel

Réfléchir avant d’écrire : Un email ce n’est pas comme une demande à l’oral. Il faut savoir mettre à plat ce que l’on souhaite exprimer à son ou ses supérieur(s). Commence donc un premier brouillon de ta demande et expose clairement l’objet de ton e-mail.

Une longueur acceptable : Un pavé ne retiendra jamais l’attention totale de l’expéditeur. Veille donc à ne pas dépasser 5 lignes, c’est tout à fait suffisant. Au delà, ton expéditeur risque de ne pas lire la totalité de ton mail et du coup de sauter des informations importantes.

1 email 1 idée : Si tu as plusieurs exigences ou idées à soumettre il serait de bon ton de les dissocier dans plusieurs emails à intervalles régulières. Ne noie pas ton expéditeur de 36000 idées et concentre-toi sur l’idée la plus essentielle ou la plus urgente à traiter.

De la politesse : C’est L’élément à ne pas négliger. Tout comme les fautes d’orthographes à éviter, la politesse doit être de rigueur dans un mail professionnel. Commence donc ton accroche par un “Madame, Monsieur” et termine par des formules courtoises telles que “Dans l’attente de votre réponse”…

Sélectionner les destinataires : Lors de la réception d’un email commun, on a tendance à ne pas cocher la personne intéressée et à renvoyer l’email… à tous ! Par moment cela peut devenir agaçant de recevoir une email story ! Coche donc bien le nom de la personne à qui renvoyer cette email pour éviter de déranger tes autres collègues.

Utiliser la règle des 5W : Symbolisé par les différentes questions en anglais Who? What ? When ? Where ? Why (Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ?). Cela évite d’oublier des informations importantes et permet de mieux structurer le texte tout en suivant un ordre d’idée précis.

Signer : C’est quelque chose que l’on a tendance à de plus en plus oublier avec les sms qui ne nous oblige plus à signer. Mais un email professionnel se doit d’être signé même si ton adresse mail apparaît dans la catégorie “expéditeur”.

Se relire : Comme lorsqu’on était face à une feuille d’examen, il faut relire son e-mail pour voir les éventuelles fautes d’orthographes mais surtout voir si l’on a bien été compris. Pour t’aider dans la rédaction de tes futurs e-mails, n’hésite pas à répondre à cette question suivante : suis-je bien compris ?

On espère qu’avec ces astuces tu réussiras à coup sûr tous tes futurs e-mail professionnels

Par Claire

Related posts

Leave a Comment