L’objet de l’email
Commençons par le commencement : l’objet. C’est ce qui arrive en premier dans la boîte mail et, du coup, ce que le destinataire lit en premier… Il est important de le soigner. Un objet long et compliqué à comprendre enverra le mail directement à la corbeille sans même avoir été lu.
L’objet sert au destinataire à comprendre quel sujet tu vas aborder. Il y a donc qu’un seul objet par email ! Dans l’idéal, il doit comporter :
- Une phrase nominale, sans verbe conjugué
- Pas besoin d’article
- Les mots de liaison sont inutiles
- La limite est fixée de 5 à 7 mots
Un exemple : compte rendu de réunion semaine 24
On évite d’envoyer un envoi sans objet. Il pourrait partir directement dans les courriers indésirables.
L’en-tête de l’email
Une fois l’objet trouvé, il faut débuterla rédaction du message. Il s’agit de la formule d’appel. On va s’adresser directement au destinataire. Il faut garder à l’esprit que cette phase d’approche ne sera pas la même suivant la relation avec la personne. A quel degré connais-tu la personne ? Quelles sont vos relations ?
Un autre élément rentre en considération : la situation communicationnelle. Est-ce que l’email est envoyé de manière formelle pour l’administration ou quelqu’un d’important dans l’entreprise ? Ou à contrario, est-elle informelle et le message est alors à destination d’un collègue ?
Par exemple, on sera tenté de dire « salut » à son collègue, « bonjour monsieur » à son client et « Monsieur le Directeur » pour son supérieur.
L’accroche est suivie de la première phrase. A l’intérieur de celle-ci il faut faire un lien direct avec l’objet de l’email. Elle fait à nouveau écho aux relations entretenues. A titre d’exemple, si tu as déjà pris contact avec cette personne ultérieurement ou si c’est quelqu’un de nouveau pour toi, ce n’est pas la même chose.
Le corps de l’email
Pour rester professionnel tout en étant certain que le message soit compris, il faut utiliser le système de la pyramide inversée. L’information fondamentale doit se trouver au début puis plus on avance dans l’email moins les propos sont importants. Les premiers mots d’une phrase se retiennent beaucoup plus que le reste.
Au niveau de la quantité, il est préférable de ne pas dépasser quatre paragraphes pour un même email. Sachant qu’un paragraphe est constitué de 3 à 4 lignes. Le calcul est vite fait ! Pense aussi à faire des phrases courtes, qui s’articulent bien entre elles.
La fin de l’email
Maintenant que tout est dit, il ne reste plus qu’à conclure l’email. Mais justement, c’est souvent à cette étape ultime que les choses coincent un peu. Si c’est pour un collègue, tout va bien. Un simple « ciao » ou « a+ » fera l’affaire. Mais si l’environnement est plus professionnel, on oublie tout de suite !
La formule de politesse est de mise, comme si tu écrivais une lettre. Une fois n’est pas coutume, on s’adapte au destinataire. On hésite souvent entre « salutations distinguées », « bien à vous », « cordialement »… Le « cordialement » s’utilisera plutôt avec des personnes dont la relation est impersonnelle ou bien lorsqu’il s’agit d’un groupe.
La signature d’email est souvent automatique sur les messageries d’entreprise. Mais si ce n’est pas le cas, tu peux la faire toi-même en indiquant ton nom, ton prénom et ton numéro de téléphone, au cas où la personne voudrait te contacter par un autre moyen que l’email.
Petit lexique de l’email
Il y a parfois certaines fonctionnalités peu utilisées ou incomprises dans une boîte à email.
- Le À correspond au destinataire principal. Il faut donc remplir cette case avec l’adresse email du correspondant direct.
- Le Cc permet d’intégrer d’autres destinataires. De les mettre en copie de l’email. Ils jouent un rôle secondaire dans l’envoi de l’email mais ils peuvent le lire, et en être informés. L’abréviation Cc vient de « carbon copy ». Il s’agit du type de papier utilisé pour faire des copies d’un même document. Comme pour une ordonnance médicale, le médecin rédige la première feuille et une copie se forme en dessous à destination de la pharmacie par exemple.
- Le Cci met en copie caché un destinataire. Avec cette fonction, le destinataire principal, mis en À, ainsi que les destinataires secondaires (Cc) ne voient pas les personnes qui reçoivent le même email en Cci. Pour faire simple, les adresses électroniques indiquées en Cci sont masquées. En anglais, Cci devient Bcc pour « Blind carbon copy ».
C’est toujours bon à savoir !
Les conseils de JobQuiPeut
Il est impératif de soigner son orthographe et de vérifier que la syntaxe des phrases est bonne. L’email est plus court qu’une lettre mais bien écrit il est tellement plus percutant.
Si tu as besoin de mettre des informations en avant, évite de les écrire en majuscule. Privilégie le gras ou une autre couleur que le noir. Les phrases soulignées sont à proscrire, elles sont souvent réservées aux liens. Si ton email est long et comporte des URL cela peut porter à confusion.
Pour retranscrire tes émotions, nul besoin de t’acharner sur les points d’exclamation, d’interrogation ou de suspension. De même, on évite les smileys ? ou ? si on décide de rédiger un email à destination de son patron. Les abréviations sont également mal perçues. CDT ne vaut pas un véritable cordialement.
Relis ton courrier électronique au moins une fois avant de cliquer sur envoyer. Il se peut aussi que tu ais oublié la pièce jointe que tu devais rattacher. Erreur d’inattention classique qui oblige à renvoyer un second…
Tu as désormais toutes les cartes en main pour écrire un email comme un pro !
